7 maneiras eficazes de manter a contabilidade do seu aluguer turístico

As necessidades de contabilidade dos hotéis e serviços de aluguer turístico são diferentes de qualquer outro setor comercial. Porquê? Pelo facto de que, sem dúvida, a satisfação do hóspede é fundamental na contabilidade, como parte operacional do negócio. Levar um bom controlo evitará problemas inesperados e assegurará a tua eficácia e rendimento. Maximiza os teus resultados, cuida a tua reputação de marca e melhora a satisfação dos teus clientes, fornecedores e pessoal com estas chaves. Aqui contamos-te 7 maneiras eficazes de manter a contabilidade do seu aluguer turístico.

1. Automatiza processos ao máximo

É possível que hoje a contabilidade do seu aluguel turístico ou empresa hoteleira esteja sendo afetada por uma despesa desnecessária ou tarefas que estão reduzindo a eficácia do pessoal. Se você tiver uma boa ferramenta e dinâmica, que lhe reporte a máxima produtividade, poderá garantir um desempenho excelente. Funcionar com a agenda de toda a sua equipe cheia impedirá que você veja oportunidades, se antecipe a problemas e maximize a produtividade de forma sustentável. Por isso, o importante é se apoiar na tecnologia o máximo possível. Você precisa reservar horas para atender a clientes, para resolver potenciais incidências, para trabalhar na relação interpessoal de seus trabalhadores e, claro, para o marketing, a inovação e a gestão de crises. Por isso, convém ter sistemas que permitam ter uma visão global e integrada do negócio, melhorar a agilidade dos processos e demais. Por exemplo, você acha que há reuniões que podem ser resolvidas com um e-mail semanal? Também é possível que alguns e-mails possam ser evitados com o uso de algum programa de gestão de tarefas ou com uma dinâmica mais ágil de comunicação interna. Se você quiser evitar os problemas inerentes à gestão de chaves, pode instalar a

2. Faça um bom controle de estoque

Tanto se se trata de gerir o alojamento, como se você precisar controlar os alimentos que tem a geladeira de cada inquilino, as toalhas, lençóis ou suprimentos de limpeza, você precisa ter um sistema prático de gestão que lhe dê a profissionalidade necessária. Todos esses aspectos influenciam a experiência do hóspede, e marcarão a diferença em sua experiência final, na reputação da sua marca e na taxa de recontratação.Existem programas informáticos que incluem gestão de estoque, desde um TPV básico até softwares mais avançados como Salesforce, por exemplo. O importante é que você escolha uma metodologia ágil que lhe permita levar uma gestão cómoda e fluida, tanto nos momentos de menor ritmo de trabalho como nos picos de máximo afluxo.

3. Evite surpresas de gastos imprevistos

Os gastos inesperados podem arruinar o seu negócio de aluguer turístico, e por isso o ideal é poder fazer previsões. Para isso, é fundamental tomar notas e poder ter padrões repetidos dos gastos fixos e até em grande medida dos variáveis. Um bom programa de facturação online pode ser uma boa ferramenta para que não perca perspectiva em nenhum momento de como estão os números da sua empresa. O ideal é que possa levar um controlo tão exaustivo que lhe permita detectar padrões de gastos repetidos, bem como possíveis picos de produtividade, necessidades de recursos pontuais e demais. Quanto mais visão global lhe ofereça o programa que use, menos precisará ir ao detalhe ou perder tempo em cálculos. Isso é importante, porque o tempo que se investe na contabilidade repercute diretamente nela, restando tempo produtivo para outras tarefas necessárias no negócio que impactam na sua eficácia.

4. Cumpre com todas as obrigações da lei

De nada adianta ter uma contabilidade impecável se um problema legal pode arruinar o seu negócio. Não descuide dos aspectos burocráticos essenciais, mantenha seus funcionários em dia, verifique a segurança de suas instalações e demais. Certifique-se de fazer o pagamento correto de serviços dentro do prazo, mantenha os impostos em dia, os registros municipais, a licença turística, os documentos do pessoal, a faturação eletrônica e a competitividade nos preços. Você não vai querer perder os benefícios do seu aluguel turístico pagando advogados ou indenizações por danos a um cliente que possa processá-lo, ou até mesmo um funcionário. Além disso, manter tudo em ordem legalmente lhe dará segurança, confiança e credibilidade como empresa. Quanto mais transparência você puder oferecer, melhor para a reputação da sua marca e para dormir bem à noite. Se necessário por falta de tempo ou conhecimento, e se você tiver os recursos para isso, o ideal é contratar um serviço legal recorrente. Nada como ter um especialista com conhecimentos jurídicos que possa supervisionar, aconselhar e fazer gestões. Assim, você evitará possíveis complicações, ganhará tempo e, acima de tudo, muita tranquilidade.

5. Assegure a liquidez para o seu negócio

As faturas dos fornecedores podem ser muito caras, mas não há pior fatura do que a que você enfrentará por falta de dinheiro se não se proteger dela. Evite pagar um preço irreversível por um problema de fluxo de caixa. Caso contrário, isso pode ser crítico para o sucesso da sua empresa de aluguel turístico, afetando diretamente o desempenho e a experiência do cliente. Um possível intervalo de tempo sem dinheiro disponível pode levar ao deterioro da profissionalidade que o seu negócio precisa. É melhor prevenir do que remediar, por isso uma boa prática para manter a contabilidade do seu aluguel turístico em dia é financiar faturas. Dessa forma, você pode otimizar seu fluxo de caixa evitando aborrecimentos. Assim, com esse ponto garantido, sua gerência pode se concentrar em agregar valor, encontrar soluções criativas, gerar mais eficiência nos processos e até desfrutar da sua profissão. Uma solução é o factoring, que permite obter linhas de desconto de faturas e promissórias. Você também pode optar pelo confirming, ou seja, a gestão integral de pagamentos aos fornecedores.

6. Não explore até o limite seus recursos

No aluguer turístico, sempre convém ter certa margem para situações imprevistas. Por exemplo, convém ter sempre um apartamento, espaço ou quarto livre. Se você tem um negócio de aluguer turístico com capacidade suficiente para ter lucros, além de se manter à tona, tente reservar um Ás na manga. Nunca se sabe se você pode ter uma oportunidade única, como oferecer um serviço VIP a um cliente exclusivo. O que você poderia oferecer se isso acontecer? Vale a pena ter uma solução para essas ocasiões, que poderia trazer benefícios extras e um ponto adicional de cache para a empresa. Por outro lado, ter margem de quartos ou apartamentos é fundamental para hotéis e negócios de aluguer turístico. Caso contrário, é possível que um problema qualquer arruíne a satisfação de algum cliente ou sua reputação. Você tem um plano B se um cliente reclamar de algum problema em um de seus espaços para alugar? Isso também ocorre com outros recursos que convém ter sempre acima do necessário, como os vinculados ao serviço ao cliente. O que acontece se um cliente manchar suas toalhas e precisar de substituições antes do tempo? Você não pode ter tudo no limite, porque pode não ser capaz de responder nesses casos. O ideal é que você diferencie entre bens perecíveis e não perecíveis. Por exemplo, ter parado em estoque um conjunto de lençóis ou gel de chuveiro não lhe trará perdas. Em vez disso, se você não controlar bem o estoque de alimentos com data de validade, poderá ter perdas econômicas.

7. Otimize seus custos

Além de melhorar o controle de seus custos fixos ou variáveis, aproveite os momentos mais tranquilos de trabalho em seu negócio para reduzir despesas desnecessárias. O primeiro passo é ter claro quais despesas são imprescindíveis para a rentabilidade do negócio e quais são opcionais. Ordenar prioridades é fundamental para tomar decisões estratégicas que o tornem muito mais competitivo. Por outro lado, também poderia buscar fornecedores mais econômicos, preços melhores por compra de pacotes e outros. Também há empresas dispostas a negociar determinados custos, então tudo é questão de fazer números e ver possíveis reduções de despesa. Por outro lado, é possível que seus funcionários estejam sendo sobrecarregados com algum trabalho que não precisam fazer, ou que tenha pessoal pouco produtivo. Melhorar nesse sentido pode ter um impacto direto nos seus benefícios empresariais. Analise bem quais funcionários estão lhe reportando mais rentabilidade ao negócio, e quais menos. Além das decisões que possa tomar com eles, tendo em conta também o fator humano, não se pode deixar de analisar em detalhe o rendimento que cada um tem e as despesas que supõe manter seu posto, assim como a antiguidade do pessoal e demais.

Conclusão

Como você vê, há uma série de passos, medidas e ferramentas que você pode implementar em seu negócio de aluguel turístico para melhorar o desempenho. Certifique-se de que sua equipe esteja bem formada no acompanhamento dos protocolos e, no seu caso, no uso da tecnologia incorporada ao negócio. Aproveite os tempos de menos trabalho para essa formação e a definição de todos os processos, bem como a comunicação interna em geral. Muita sorte e muito sucesso!

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