A segurança em escritórios híbridos: soluções de controle de acesso 24/7

A transformação do ambiente de trabalho nos últimos anos fez com que o modelo de escritório híbrido — uma combinação de trabalho presencial e remoto — se tornasse a norma em muitas empresas. Este novo paradigma apresenta numerosos benefícios, mas também desafios significativos em termos de segurança, gestão de acessos e controle de espaços.

Neste contexto, o controlo de acesso inteligente 24/7 tornou-se um elemento essencial para garantir a segurança física e digital das organizações. Neste artigo, exploramos como as soluções modernas permitem gerir escritórios híbridos de forma eficiente, segura e sem fricções.

O desafio da segurança em ambientes híbridos

Tradicionalmente, os escritórios funcionavam com um horário fixo, um pessoal de recepção e chaves físicas. Em um modelo híbrido, isso muda radicalmente:

• Os funcionários entram e saem em diferentes horários.
• Há dias em que a oficina está meio vazia, outros em que se enche.
• Pessoal externo (fornecedores, técnicos, limpeza) precisa de acesso pontual.
• Algumas empresas alugam espaços de trabalho compartilhados ou escritórios flexíveis.

Neste contexto, as chaves físicas se tornam ineficientes, e depender de um recepcionista ou porteiro é custoso e pouco escalável.

O que implica um controle de acesso 24/7?

Uma solução de controlo de acesso 24/7 deve:

• Permitir a entrada a qualquer hora, mesmo fora do horário de trabalho tradicional.
• Registrar quem entra, a que hora e por quanto tempo.
• Adaptar-se a diferentes tipos de usuários: funcionários, fornecedores, visitantes, etc.
• Funcionar sem necessidade de pessoal presencial.
• Integrar-se com outros sistemas: câmaras, alarmes, sistemas de gestão.

E acima de tudo: deve ser segura, fácil de usar e escalável.

Soluções modernas: do código PIN ao aplicativo móvel

Hoje em dia, existem múltiplas tecnologias que permitem gerenciar o acesso sem chaves. As mais comuns incluem:

1. Códigos PIN temporários

Permitem conceder acesso por um período de tempo específico ou por um número limitado de utilizações. Ideal para visitas pontuais ou fornecedores.

Exemplo real:
Uma empresa de design gráfico em Madrid usa Raixer para dar acesso à equipe de limpeza todas as terças-feiras entre 20h e 22h. É gerado um PIN que só é válido nesse intervalo de horário, sem necessidade de entregar chaves ou ter pessoal presente.

2. Aplicativo móvel

Os funcionários podem abrir portas desde seu smartphone, de forma segura e registrada. O aplicativo pode até ser usado para gerenciar permissões, enviar convites ou programar acessos futuros.

Exemplo real:
Uma startup tecnológica com sedes em Barcelona e Valência permite que seus funcionários acessem qualquer uma das duas escritórios com seu aplicativo Raixer. O aplicativo detecta se têm permissão e ativa a abertura com um único toque.

3. Cartões NFC ou tags

Funciona como um “porta-chaves digital”. Útil para empresas que ainda desejam um dispositivo físico, mas sem as desvantagens das chaves tradicionais.

Exemplo real:
Um coworking em Málaga entrega tags NFC aos usuários de escritório fixo e códigos temporários aos usuários de postos flexíveis, controlando assim diferentes níveis de acesso.

4. Controle por voz ou assistentes virtuais

Em alguns casos, as soluções se integram com assistentes como Alexa ou Google Assistant, permitindo acessos mediante comandos de voz.

Vantagens do acesso digital para escritórios híbridos

Flexibilidade total

Permite adaptar o uso do escritório à realidade de cada funcionário. Já não é necessário ter alguém na recepção ou estar pendente de quem tem cópia das chaves.

Economia de custos

São eliminados duplicados de chaves, custos de serralharia, recepção presencial e reduz-se o risco de roubos ou acessos indevidos.

Registo e rastreabilidade

Cada entrada fica registada: quem, quando, como. Ideal para cumprir com normas de segurança e auditorias internas.

Escalabilidade

Desde uma pequena oficina de 5 pessoas até uma multinacional com sedes em diferentes cidades. O sistema adapta-se.

Como implementar um sistema de controle de acesso 24/7

1. Auditoria inicial

Analise quantos acessos você precisa controlar: entrada principal, portas interiores, estacionamento, salas de reuniões, etc.

2. Escolher a tecnologia adequada

Para escritórios híbridos, o ideal é combinar diferentes métodos: aplicativo móvel para funcionários, PINs para convidados, tags para usuários frequentes, etc.

3. Instalar fechaduras ou dispositivos compatíveis

Raixer, por exemplo, pode se integrar com fechaduras já existentes ou substituí-las por modelos inteligentes compatíveis.

4. Definir as permissões

Você pode conceder acessos permanentes, temporários, por faixas horárias ou por dias específicos. Também pode revogar acessos em tempo real.

5. Integração com outros sistemas

Conecta o controle de acesso com alarmes, câmeras, sensores ou sistemas de climatização para automatizar o escritório.

Caso de uso: empresa híbrida com sede em coworking

Empresa: Consultora tecnológica com 20 funcionários
Localização: Espaço de coworking em Madrid
Problema: O espaço é compartilhado com outras empresas e os funcionários trabalham em turnos diferentes. Há visitas frequentes e é necessário acesso nos fins de semana.

Solução implementada com Raixer:

• Cada funcionário tem acesso através do aplicativo.
• As salas de reuniões têm acesso por PIN que é ativado com a reserva.
• A equipa de manutenção entra apenas aos domingos com códigos de uso único.
• A direção pode monitorar todos os acessos a partir do painel de administração.

Resultado: A empresa eliminou totalmente as chaves físicas, melhorou a rastreabilidade e reduziu os custos de gestão.

Segurança: é fiável o acesso digital?

Um dos temores comuns é a segurança. No entanto, os sistemas modernos como Raixer usam protocolos encriptados, verificação em dois passos e servidores seguros. Além disso:

• Podem ser bloqueados acessos de forma imediata.
• Os códigos temporários têm caducidade automática.
• Podes receber notificações em tempo real de acessos não autorizados.

Em muitos casos, o acesso digital é mais seguro do que uma chave tradicional, que pode se perder, ser copiada ou ficar em mãos erradas.

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O modelo híbrido de trabalho chegou para ficar, e com ele, a necessidade de soluções de acesso flexíveis, seguras e sempre disponíveis. Apostar em um sistema de controle de acesso 24/7 não só melhora a segurança, mas também otimiza os recursos, reduz custos e melhora a experiência de funcionários e visitantes.

Raixer oferece uma solução robusta, adaptável e preparada para o futuro do trabalho. Se sua empresa está transitando para um modelo híbrido, é o momento ideal para digitalizar também o acesso.

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