Controle do horário de funcionários: qual é o melhor método para uma empresa?

Manter um controle da entrada e saída dos funcionários em suas jornadas de trabalho, bem como contabilizar suas horas extras, tornou-se obrigatório em 2019; desde então, diferentes sistemas de controle de horário para funcionários vêm sendo desenvolvidos, buscando oferecer o máximo nível de automação possível.

Controle do horário de trabalho dos funcionários de uma empresa

O controle de horários nas empresas consiste em manter um registro das jornadas de trabalho, desde o início até o fim, de cada um dos funcionários da organização; neste registro também se incluem as horas extras, os descansos e as ausências por férias. A publicação do Real Decreto-Lei 8/2019, de 8 de março confirmou a obrigatoriedade de registrar e custodiar esse controle de horas trabalhadas.

Há dois motivos principais (e relacionados entre si) para o controle de horários nas empresas: os ingressos por cotizações da Segurança Social e a proteção dos trabalhadores.

Com esta regulamentação, busca-se que os funcionários cotizem por todas as horas trabalhadas, ao mesmo tempo em que a Segurança Social arrecada as quotas correspondentes a essas horas: sem ir mais longe, calcula-se que em 2020, na Espanha, mais da metade das horas extras realizadas ficaram sem pagar.

Além disso, esses registros devem ser custodiados por quatro anos pelas empresas e estar à disposição das autoridades trabalhistas, dos empregados e dos sindicatos; aqueles que não cumprirem essa norma estão sujeitos a multas entre 600 e 6.000 euros

Melhores sistemas para controle de horário dos trabalhadores

Sistemas manuais

É a forma clássica de manter um controle de horas no trabalho: para isso, é necessário ter alguém ou um departamento dedicado a registrar cada entrada e saída manualmente, por meio de algum suporte físico ou de alguma planilha Excel.

A mencionada normativa não especifica o formato em que as empresas devem realizar e custodiar esses registros horários, pelo que este sistema costuma ser escolhido por empresas com poucos funcionários e com escassos recursos tecnológicos.

Sistemas de identificação

A maneira mais comum de controlar o horário é com a intervenção dos próprios funcionários, que registram suas entradas e saídas usando algum método de identificação, como um cartão de acesso, a impressão digital ou por meio de um aplicativo localizado na intranet da empresa ou em seus smartphones.

De forma análoga aos métodos manuais, este sistema requer a proatividade do empregado para ser preciso em 100%.

Sistemas automatizados

Esta ideia se baseia em um controlador de horários digital, que associe automaticamente o registro com as entradas e saídas do empregado no centro de trabalho, sem exigir uma ação adicional de sua parte.

Raixer Escritórios é composto por um sistema de fechadura eletrônica vinculado a um aplicativo, de modo que valida o acesso de cada funcionário ao entrar ou sair do trabalho e o associa ao sistema de registro de ponto.

O melhor sistema para controlar o horário dos funcionários será sempre aquele que exija menos intervenção manual por parte da empresa ou dos próprios trabalhadores, com o objetivo de se ajustar à base jurídica que o regula.

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