Partes de entrada e registro de viajantes

No post de hoje, contamos o que são as partes de entrada e o livro-registro de viajantes. Manter atualizados esses dois documentos em cada alojamento turístico que você gerencia é fundamental para estar em dia com a legislação.

É possível assinar o parte de entrada de viajantes de forma telemática? Que documentos tenho que solicitar ao hóspede durante o check-in? Quais são os prazos para conseguir a assinatura? Meus hóspedes internacionais também estão obrigados a fazer parte do livro de registo? Quanto tempo tem que custodiar o anfitrião os documentos?

Hoje falaremos sobre o que é o parte de entrada de viajantes e como se relaciona com o livro-registro de teu alojamento turístico ou Airbnb em 2023. Além disso, falamos sobre os requerimentos legais que pedem as diferentes administrações. Em concreto, as Forças e Corpos de Segurança (Polícia, Guarda Civil, Ertzaintza, Polícia Foral ou Mossos d'Esquadra. Finalmente, contaremos que métodos existem para cumprir estes documentos para o check-in de viajantes.

Partes de entradas de viajantes

O Real Decreto 933/2021 estabeleceu novas obrigações em 2023 para o registro de viajantes que incluem a solicitação de certos dados dos hóspedes.

O parte de entradas de viajantes é um documento que recolhe informação tanto do alojamento turístico como do hóspede ou viajante. Os responsáveis que estão sujeitos à obrigação deverão manter um registro eletrônico que contenha os dados especificados no Anexo I do Real Decreto 933/2021. Em concreto, deve conter:

Dados da empresa arrendadora:

• Nome ou razão social do titular
• CIF ou NIF
• Município
• Província
• Telefone fixo e/ou móvel
• Endereço de correio eletrônico
• Site da empresa
• Url para identificar o anúncio

Dados do estabelecimento:

• Tipo de estabelecimento
• Denominação
• Endereço completo
• Código postal
• Localidade e província

Dados dos viajantes no parte de entrada:

• Nome ou razão social
• Primeiro apelido
• Segundo sobrenome
• Sexo
• Número do documento de identidade
• Tipo de documento (DNI, passaporte, TIE, NIF)
• Nacionalidade
• Data de nascimento
• Local de residência habitual
  – Endereço completo
  – Localidade
  – País

• Telefone fixo
• Telefone móvel
• E-mail
• Número de viajantes
• Relação de parentesco entre os viajantes (no caso de algum ser menor de idade)

Dados da transação:

• Dados do contrato
  – Número de referência
  – Data
  – Assinaturas

• Dados da execução do contrato
  – Data e hora de entrada
  – Data e hora de saída

• Dados do imóvel
  – Endereço completo
  – Número de quartos
  – Conexão à Internet (sim/não)

• Dados do pagamento
  – Tipo (dinheiro, cartão de crédito, plataforma de pagamento, transferência...)
  – Identificação do meio de pagamento: tipo de cartão e número, IBAN conta bancária, solução de pagamento por móvel, outros
  – Titular do meio de pagamento
  – Data de validade do cartão
  – Data do pagamento

Livro-registro de apartamentos turísticos

Por sua parte, o livro-registro de apartamentos turísticos é a compilação das partes de entrada ordenadas de forma correlativa em pacotes de entre 100 e 500. Em outras palavras, uma coleção de entre 100 e 500 partes de entrada é o livro-registro. Fácil, não é?

O livro-registro deve ser guardado durante pelo menos três anos desde a data do último parte de entrada do livro. As Forças e Corpos de Segurança podem solicitá-lo como anfitrião a qualquer momento.

Como fazer o parte de entrada e livro-registro de viajantes

Nesta seção entramos em matéria para contar como fazer o parte de entrada de viajantes –e completar o livro-registro, claro–. Antes, vejamos o que nos diz a normativa sobre registro de viajantes:

1. Os impressos de partes de entrada de viajantes se ajustarão ao modelo do Anexo e serão confeccionados pelos estabelecimentos.
2. Os estabelecimentos poderão preencher os impressos de partes de entrada por procedimentos manuais ou por procedimentos informáticos, mas o viajante deverá assinar dito parte de maneira inexorável.

Em definitivo: o anfitrião é o responsável por solicitar a informação da parte de entrada ao viajante ou hóspede (incluindo a assinatura) seja de forma presencial ou telemática.

Modelo de parte de entrada de viajantes em PDF

A forma clássica de fazer o parte de entrada de viajantes é à mão. Imprime o modelo de parte, completa com os dados pertinentes e dá a assinar ao seu hóspede. 

Uma vez que você tenha completado a parte de entrada, é necessário comunicá-la à Polícia Nacional ou Guarda Civil (ou as regionais – que são as competentes nessa matéria) dentro de um prazo de 24 horas após a chegada do hóspede. Há 4 formas de entregar as partes de entrada de viajantes à polícia:

1. Apresentar diretamente ou enviar por correio duas cópias da folha de registo. Uma cópia irá para a polícia e outra se devolve selada ao estabelecimento.
2. Enviar por fax o registro de viajantes
3. Entregar os dispositivos físicos (CD, memórias USB, etc.) que contenham esses documentos selados em dependências policiais.
4. Transmitir arquivos com os partes de entrada através da Internet.

Webpol ou E-Hotel

Webpol ou E-Hotel é uma plataforma da Direção Geral da Polícia que permite registrar viajantes, um processo obrigatório que devem cumprir os gestores de apartamentos vacacionais. Estão obrigados a identificar e a comunicar às autoridades sobre a entrada de hóspedes que tenham uma idade superior a 16 anos.

Para isso, se confecciona o que se denomina como um Livro de Registro de Viajantes e deve ser comunicado a entrada do hóspede nas 24 horas seguintes após o check-in. Este registro deve ser comunicado à Guarda Civil, a Polícia Local ou à nacional.

Por que é tão importante fazê-lo? Se não cumprir com o processo de identificação, os gestores de alojamentos vacacionais estão expostos a pagar sanções importantes que variam desde 600€ até 30.000€, conforme estipulado na Lei Orgânica 4/2015. O preço da sanção variará em função de se considerar uma falta leve ou grave.

Como se deve fazer o registro de viajantes no Webpol?

Como já comentamos, o gestor de apartamentos está obrigado a confeccionar um registo de viajantes que estará integrado por hóspedes maiores de 16 anos –em algumas comunidades autónomas, também se devem incluir os menores desta idade–.

Este registro será realizado usando um formulário oficial com referência INT/1922/2003. Pode ser baixado online, preenchido e impresso, através deste link do Ministério.

Os dados obtidos no registro devem ser armazenados pelo gestor, mas também devem ser transmitidos à polícia. Antes disso, é necessário registrar-se na delegacia correspondente dependendo da localização do alojamento.

O que é necessário para que o gestor faça o registo no Webpol?

É necessário ter presente que esta solicitação só pode ser feita de forma presencial, e que é necessário apresentar os seguintes documentos:

• Documento de identificação: DNI ou equivalente, ou bem, se procede, bastará com uma autorização de representação.
• Declaração responsável de atividade: será a mesma cópia que foi apresentada em Turismo.
• Escrituras, notas simples ou contratos.

Como se entrega o parte do viajante?

Há 4 maneiras de entregar as partes:

• 👮 De maneira presencial: será feito na delegacia e será necessário levar 2 cópias do registro.
• ✉️ Por Correios: só poderá ser entregue por Correios no caso de residirmos em um município que não tenha nenhuma delegação policial.
• 📠 Por fax: Será que alguém ainda usa fax além de Paquita Salas?
• 💻 Via telemática: através da plataforma Webpol, que permite enviar os dados online.

Quanto tempo deve ser conservado o Livro de Registro de Viajantes?

Cada livro de Registro pode ter um mínimo de 100 páginas e um máximo de 500 antes de começar com o seguinte. Devem ser conservados obrigatoriamente durante 3 anos, contando desde a data de emissão do último parte.

O proprietário ou a empresa gestora terá que conservar as partes de forma física, não apenas de forma digital.

Aplicativos para partes de entrada de viajantes

Para a quarta forma de entregar a parte de viajantes –online–, você deve usar os sites da polícia (e-Hotel) ou a Guarda Civil (Hospederías). É um pesadelo usá-los? Sim! A interface e a experiência do usuário são horríveis.

Por isso, as aplicações para fazer a parte de entrada de viajantes e o livro-registro se tornaram tão populares. Contamos tudo sobre elas na próxima seção!

Estas aplicações permitem agilizar a entrega de partes de viajantes assim como a recolha dos dados (utilizando os da reserva) e a custódia na nuvem do livro-registro.

A maioria destas apps funcionam de uma forma muito similar:

1. É enviado um link ao hóspede para que utilize a câmera de seu celular para escanear seu documento identificativo e assine na tela.
2. O aplicativo processa esses dados e converte as imagens em texto. Essa informação é automaticamente transferida para completar o parte de entrada.
3. Uma vez que se completa o parte de entrada, é armazenado na nuvem, criando um livro-registro.

Por exemplo, a fechadura inteligente Raixer permite abrir portas à distância e também automatizar a gestão de Check-in oferecendo o serviço de registo de viajantes (prévio à chegada) e o posterior envio automático à Polícia (no dia da chegada).

Parte de entrada e registro de viajantes, em resumo

Cumprir o parte de entrada e manter atualizado o registro de viajantes é uma tarefa um pouco custosa em termos de tempo. No entanto, existem aplicativos e soluções tecnológicas que ajudarão com a parte burocrática. Em resumo:

• A assinatura dos partes de entrada de hóspedes é obrigatória, além de outra informação sobre eles.
• A parte de entrada deve ser preenchida no máximo em 24 horas após o check-in do hóspede.
• O anfitrião deve guardar em pacotes de 100 ou 500 as partes de entrada. Esse documento é conhecido como livro-registro.

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