5 dicas para escolher uma sala de reuniões perfeita para a sua equipe de trabalho

A sala de reuniões perfeita é aquela que reúne todas as condições necessárias para que os encontros entre os membros da equipe de trabalho se desenvolvam com o máximo conforto. Isso inclui elementos tão variados como a climatização ou a dotação tecnológica. Como podemos saber, então, qual é a mais adequada em cada caso concreto?

Quais são as chaves para escolher uma sala de reuniões

Uma reunião numa sala adequada pode fazer a diferença. Se as pessoas não estiverem confortáveis, quererão ir embora rapidamente e não prestarão atenção aos temas que forem discutidos durante o encontro. Pelo contrário, se o ambiente for agradável e todos se sentirem à vontade, aumentarão os níveis de concentração e atenção.

Dimensões da sala

O primeiro que deve ser avaliado é o espaço disponível para realizar a reunião. Não necessariamente precisa ser enorme, depende muito do número de pessoas que irão ao encontro e do equipamento necessário.

Em geral, estima-se que um espaço confortável é aquele que garante cerca de 2 metros quadrados por pessoa. Portanto, se vamos convocar uma equipe de cinco pessoas, precisamos de uma sala de 10 metros quadrados.

O mobiliário

As salas de reuniões modernas geralmente têm um estilo mais minimalista em termos de decoração. No entanto, o mobiliário e a disposição do mesmo desempenham um papel essencial na comodidade dos participantes.

A disposição da mesa e das cadeiras influenciam como cada pessoa se sentirá. Há mesas com um local presidencial, adequadas para uma reunião mais hierarquizada. Mas também podem ser colocadas as mesas e as cadeiras em “U” para criar uma maior sensação de igualdade na equipe.

Forma de acesso

As salas de reuniões equipadas com a última tecnologia transmitem melhores sensações aos assistentes. Um exemplo prático é o uso de fechaduras eletrônicas. Estas permitem fazer um melhor controle de acesso e, além disso, deixam que cada usuário possa entrar diretamente na sala quando chegar, sem necessidade de ter que esperar que ninguém lhe abra a porta.

Equipamento

O equipamento da sala de reuniões é outra questão a ter em conta. O que é necessário variará em função do tipo de encontro a realizar. Em alguns casos, será necessário um projetor, em outros, um quadro branco ou um bom equipamento de som.

Além do equipamento mais tecnológico, há uma série de recursos que são imprescindíveis, destacando entre eles uma boa iluminação (natural e artificial) e um bom sistema de climatização.

Espaços informais

Se for previsto que a reunião seja longa, a sala também deve ter um espaço mais informal. Uma área onde se possa descansar e relaxar conversando ou tomando um café. Leia nosso artigo sobre as chaves para criar um bom ambiente de trabalho.

A sala de reuniões escolhida tem uma influência direta na imagem que a empresa transmite, não importa se é uma reunião entre funcionários ou entre a empresa e um potencial cliente. Portanto, é especialmente importante fazer uma boa escolha da mesma e garantir que ela tenha tudo o que é necessário para que o encontro seja o mais bem-sucedido possível.

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